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职场电话礼仪有哪些?

来源:网络(侵删) 时间:2020-01-21 作者:武贤士人才网 浏览量:

听电话
公司接听电话应该是非常正规的——在礼貌称呼之后,先主动报出公司或部门的名称。如:“您好,这里是**公司,请问您找哪位?”。很多人会习惯性的有防备意识或觉得不重要,接听电话时不报备自己的岗位或名字。但往往在这些小细节方面才是体现教养的礼貌性。
在长途电话的礼仪细节中,当你给别人打长途电话请求别人的帮助,如果对方正好不在,你应该选一个合适的时间再打过去,最好不要让对方回电。
如果打电话拨错了号码,应当礼貌地说一声“对不起,我拨错了号码”。如果接到拨错的电话,应当客气地告诉对方打错了,请他重拨,不要使对方难堪。
如果是在跨国公司的办公室,来电必须在第二声铃响之后迅速接起,如果在铃响超过三声后才接听,就要礼貌地说一句“抱歉,让您久等了”。
当来电话的人说明要找谁之后,通常有三种情况:
一是刚好是本人接电话;此时应该回答“我就是,请问您是哪位?”
二是本人在,但不是他接电话,需要转接;此时应该这么说“他就在旁边,请稍等。”或者“请稍等,我帮您转过去,请问您贵姓?”。
三是他不在办公室。接电话的人要这么说“对不起,他刚好出去了,您需要留话吗”不要只说一声“不在”。
还有一种情况是,如果你和某人正在他的办公室谈话,此时电话突然响了,该怎么办呢?当对方接到紧急电话时,你需要请求是否要避嫌“请问,我是不是该出去一会儿呢?”。第二是谈话中你接到紧急电话,你应该这么说“对不起,我得接个电话”。
总之,接电话的礼仪就是不要留下不愉快的交流,给人好的心情,自己心情也会变好。
秘书应有的电话礼仪
秘书就是一个企业的窗口,很多人都是通过这个职务来认识企业的商务形象。作为一名秘书,要懂得基本的商务礼仪,特别是电话礼仪。很多公司应聘秘书的要求也有考核面试者是否有良好的电话礼仪。
商务环境中,秘书接听电话时,首先要能区分什么电话需要她本人直接转给老板,什么电话需要她自己来处理,而什么电话又需要转给其他的人。
换句话说,作为秘书,一顶要多了解公司,清楚什么人负责什么事,以便当老板不在的时候,知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。这对秘书职业素质的培训至关重要。
做好电话留言
当别人给你打电话时,礼貌的做法是当天回电给对方。如果你没接到电话,最好是两天之内回电。如果你实在没办法立即回电,那么,在两天之内,请别人替你回电。
在办公室里,当你接听恰好外出办事的同事的电话时,要替同事做好电话留言,包括来电者的姓名、电话。在家中也是一样。无论是生活中,还是工作中,我们都应当多替他人想。
现在很多人都在电话上安装了录音装置,外出时将其打开,就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时,要注意措辞。
如果是公司电话,可以这么说“您好,这里是**公司,我们的办公时间是工作日早九点到晚五点。请您听到提示音后留言,谢谢!”
如果是住宅电话,直接说“您好,请留言,谢谢”便可,而不必过多透露个人消息。给别人留言时,最重要的是清晰地说出你的姓名,慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息,最好能将电话号码慢慢地重复一遍。
拿破仑.希尔曾这样说过:“世界上最廉价,而且能得到最大收益的一项物质,就是礼节”。过去我们可能不在意,但当大部分人都不注意的时候,就要提醒自己了。

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